Overzicht

SAM (Simple Asset Manager) helpt je assets en kamers scannen, conflicts oplossen en exports maken voor verwerking (o.a. TopDesk). Deze uitleg is bedoeld om iedereen snel te laten begrijpen wat elk scherm doet.

Versies

In SAM bestaan meerdere “versies” die iets anders betekenen.

Belangrijke concepten

Asset ID

Een asset ID is de code van een asset. SAM behandelt asset ID’s als tekst zodat leidende nullen (bijv. 001234) behouden blijven.

Room (kamer) code

Een room code is de aanduiding van een ruimte. Per gebouw kunnen room formats of room prefixes helpen bij herkenning.

Scan Engine (globaal)

Dit zijn algemene regels om te bepalen of een scan als asset of room moet worden gezien.

• Min/Max asset digits: welke lengte numerieke assetcodes toegestaan zijn.
• Globale alfanumerieke asset-prefix allowlist: laat alfanumerieke assetcodes toe (zoals IT-AB12).

Per gebouw parsing regels

Gebouwregels sturen herkenning/routing/opschonen per locatie (bijv. room prefixes of asset prefixes).

Dashboard

Startscherm met statusinformatie en shortcuts.

• App versie: handig voor support (“welke build draait hier?”).
• Offline status: indicatie of sync/netwerk beschikbaar is (als gebruikt).
• Actieve sessies: inzicht in lopende/auto‑saved sessies.

Workflows

Hier kies je welke workflow je gebruikt. Elke workflow heeft een eigen scan flow en export.

Import Hub

Import Hub is de centrale plek om CSV/XLSX te importeren in workflows, inclusief metadata checks.

Wat gebeurt er bij import?

• Headers worden gemapt naar canonieke kolomnamen (waar mogelijk).
• Bij XLSX wordt ook de Metadata sheet gelezen (als die bestaat).
• De contractversie exportInfo.version kan warnings geven bij mismatch.

Tip: import-template

Gebruik bij voorkeur de workflow template download. Dan heb je direct de juiste kolomnamen en voorkom je mapping fouten.

Asset IDs en Excel

Als een asset ID met 0 begint, moet die in de bronfile ook als tekst aanwezig zijn; anders is de informatie al verloren in Excel.

Buildings

Beheer van gebouwen/locaties. Hier zet je ook per‑gebouw regels die de scan herkenning sturen.

Room prefixes (per building)

Prefixes die room barcodes identificeren. Dit helpt routing: “dit is een room scan”.

Asset parsing rules (per building)

Room Number Transformation

Optioneel: automatische opschoning van room codes (bijv. building prefixes verwijderen, spaties verwijderen).

Rooms

Beheer van rooms (kamers). Handig om bekende rooms aan te leggen, zodat SAM rooms sneller herkent of valideert.

Networks

Beheer van netwerken (bij workflows die netwerk info koppelen).

Settings

Algemene app-instellingen. Dit scherm bevat ook de globale Scan Engine instellingen.

Scan Engine (globaal)

Per gebouw (in Settings)

In Settings kun je ook een gebouw selecteren en daar de building‑specifieke detectieregels beheren (room prefixes / strip prefixes / asset prefixes / suffixes).

Logging & Support

Als je iets moet melden of laten onderzoeken, exporteer dan een diagnostische bundle.

• Settings → Logging → Export diagnostic bundle: JSON met versie/build-id, laatste error (indien aanwezig), logs en export history.
• Bij crashscherm: gebruik “Export Saved Data” (nood-export) en verwerk die JSON via de Windows Merge Tool.

DataWedge Setup

Instructies voor Zebra scanners (DataWedge profiel). Belangrijk is dat scans als “keystrokes” in het juiste veld landen.

Quick Asset Scan

Snelle scanpagina zonder gebouw/kamer. Handig als je alleen een lijst assets wil registreren.

• Autosave + resume: je scans worden automatisch opgeslagen en bij heropenen hersteld.
• Export Excel: exporteert de lijst als XLSX (asset id + timestamp).

Workflow Tests (Experimental)

Testpagina voor nieuwe workflow‑ideeën zonder impact op de bestaande workflows. Je vindt dit onder Experimental → Workflow Tests.

Cycle Count (test)

Cycle count is een “sub-set audit”: je scant een geselecteerde set kamers en exporteert de scanlog voor analyse.

• Plan upload (optioneel): upload CSV/XLSX met minimaal room, optioneel assetId en building.
• Status per scan (bij plan): gevonden, verkeerde_kamer of onverwacht.
• Per‑kamer missing: toont welke expected assets in de actieve kamer nog ontbreken.
• Exports: volledige export (Data + Metadata) en “issues-only” export (wrong-room/onverwacht/missing).

Missing → Search → Found (test)

Upload een missing lijst en scan alleen ontbrekende assets om ze als gevonden te markeren.

• Missing lijst upload: CSV/XLSX met minimaal assetId.
• Scannen: niet-in-lijst wordt gemeld; duplicate scans worden geblokkeerd.
• Exports: XLSX met tabbladen Data, Found, Metadata of CSV.

CMDB Workflow

Workflow om CMDB “truth” te verzamelen: welke assets zijn in welke rooms gevonden.

Flow

• Room scannen → Asset scannen → herhaal
• Duplicate handling: bij dubbele scans kan een dialoog of automatische strategie gelden.

Autosave / resume

De workflow kan sessies autosaven. Bij terugkomen kan SAM voorstellen om de laatste sessie te hervatten.

Per gebouw regels

Room prefixes en asset prefixes beïnvloeden hoe een scan wordt geïnterpreteerd (room vs asset) en hoe hij genormaliseerd wordt.

Stock Workflow

Workflow voor voorraad/stock, vaak asset‑first. Let op duplicate detectie en exportformat.

Autosave / resume

• Dashboard → Actieve sessies → Resume: opent de juiste Stock sessie direct.
• In de workflow: je kunt “Resume last session” gebruiken of een oudere sessie kiezen via “Select previous session”.

Werken met lijsten

• Lijst laden: gebruik Import Hub om een CSV/XLSX te importeren en daarna door te scannen.
• Verified vs Not Found: tijdens scannen wordt elke scan vergeleken met de geladen lijst.
• Performance: grote lijsten blijven snel bij door-scannen.
• Let op: het originele uploadbestand zelf wordt niet hersteld bij resume; de sessie bewaart de afgeleide lijst/verwachtingen.

Daily Workflow

Workflow voor dagelijkse operaties (plaatsen/verplaatsen, etc.). Exports zijn bedoeld om later te verwerken.

Werken met grote lijsten

• Veel scans/entries: de workflow blijft responsief bij grote aantallen ingevoerde regels.
• Netwerk- en baseline checks: zijn geoptimaliseerd zodat ze niet trager worden naarmate de sessie groeit.

Destruction Workflow

Workflow voor afvoer/destructie. Dual Verification kan extra bevestigingsstappen vereisen.

Autosave / resume

• Resume: bij hervatten blijven ook Unit en Kamer/Locatie bewaard.
• Import sessies: ook een geïmporteerde lijst zonder scans kan hervat worden.

Combined Workflow

Combineert scanlog en workflow data. Handig voor audit/export naar desktop.

Resume en voortgang

• Bij resume: de workflow toont direct waar je bent (laatste scan, aantallen en kamer indien van toepassing).
• Performance: checks tijdens scannen zijn geoptimaliseerd voor grote sessies.

LCM Workflow

Lifecycle management workflow. Gebruik templates en exports volgens het export/import contract.

Windows Merge Tool

Desktop tool om exports te combineren/diagnosticeren, vooral handig na crashes of voor audit.

Belangrijke tellingen

• Baseline expected/found/missing/unexpected (unieke asset IDs).
• CMDB assets: telt asset+room combinaties.
• Delta breakdown: verklaart waarom CMDB assets hoger/lager kan zijn.

Troubleshooting

Wat gebeurt er bij een fout of crash?

SAM slaat actieve workflows automatisch lokaal op. Als de pagina vernieuwt, de app opnieuw opent of een sessie onderbroken wordt, kun je meestal verder via het dashboard of de resume-optie.

• Kun je nog exporteren: maak eerst een normale workflow-export of End Session export.
• Zie je een crashscherm: gebruik “Export Saved Data” voordat je reset of data wist.
• Maak waar mogelijk ook een diagnostic bundle via Settings → Logging.
• Controleer na hervatten altijd het aantal scans en de laatste assets.

Let op: bij een harde browser-, opslag- of apparaatcrash kan de laatste invoer van enkele seconden verloren gaan.

“Something went wrong”

• Gebruik “Export Saved Data” (nood-export) als die optie verschijnt.
• Reset app data als herstel niet lukt, en gebruik de Merge Tool om alsnog te exporteren.

Asset ID’s met leidende nullen

• SAM bewaart tekst; maar Excel kan ze vooraf al kwijt raken.
• Gebruik Text kolommen of '001234 in Excel.

Documentatie (samenvatting)

Alle documentatiebestanden uit docs/ in één overzicht. Elk item bevat een korte samenvatting + waar het voor bedoeld is.